ビジネスマナー ビジネスマンのお勉強のためのブログ

ビジネスマンにとって、重要なステップアップにつながる課題を出来るだけ多岐に渡って、しかも一歩一歩考えていきたいと思っています。

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ビジネスマナー 手紙の基本

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最近手紙を出したことがありますか?手紙といえば少し敷居が高く感じますよね。目上の人に出す手紙の場合などは特に。けれど、決まった形を押さえておけば、特にビジネスにおける手紙は8割方出来上がってたりするものです。あとは、その中でビジネスマナーを踏まえた手紙でありながら、自分の気持ちや本用件をどんなふうに差し込むか工夫することです。

それでは、ビジネスマナーの一つとして手紙の書き方をお話しましょう。メールでのやり取りが盛んになったこの頃でも、大切な書類を郵送する場合に手紙を添えたり、お礼状を送ったりと手紙を出す機会がまったくなくなったわけではありません。むしろ、それほど急ぐ必要がない用件の場合には、メールよりも手紙の方がふさわしいこともあるでしょう。せっかく手間をかけて手紙を出すのですから、手紙に必要なビジネスマナーをしっかり押さえて、出す相手に好印象を持ってもらうようにしたいものです。
まず、封筒に書く宛名ですが会社であれば様ではなく「御中」を、個人宛に出すのであれば住所や役職名よりも名前を大きく書くようにします。全体を見た場合、住所と役職名は小さめに、会社名は中くらい、個人名が一番大きいという感じがいいでしょう。住所の番地や「株式会社」なども略さずに書きましょう。その手紙の内容に適した頭語と結語の組み合わせを使い、時候の挨拶、主な用件、末文、追伸といった構成で手紙を書いてください。
その時、ビジネスレターの例文集に少し手を加え、自分らしいアレンジをし、ちょっとした一言を加えるなどするだけで、送られた人にとっては多数やってくるお決まりの手紙の中で少し違った印象を持つ手紙になったりします。それが好印象にも繋がります。また、受け取った相手が手紙と封筒をバラバラにしてしまう事も考えて、日付や署名、宛名などの後付も忘れずに入れておくといいかもしれません。
ワープロソフトを使った方が早くきれいに書けるでしょうが、手紙はあえて手書きにする方が断然印象に残りますし、かけた手間の分だけ相手も嬉しく感じるでしょう。下手な字であっても一生懸命さが伝わることで、逆にプラスにもなります。次に会った時に、「下手な字ですみません」と謝れば、手紙を送ったことを思い出してもらい、好感度も多少はあがるかもしれません。

手作りのぬくもりを感じるように仕上げるのが、手紙の良さを生かすことになります。そして何も気の利いたフレーズや、恰好をつけた言葉を使わなくても、不器用でも誠実さが伝わるような言い回しがかえって親近感をもたれたりするものです。ビジネスといえどもあくまで人が相手である以上、失礼にならないようビジネスマナーさえ押さえておけば、そんなに堅苦しく考えることはないのではないでしょうか。
[ 2009/08/25 17:28 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(0)

ビジネスマナー メールを使うとき

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ビジネスマナーを考えていくうち、目の前に相手がいる場合のマナーといない場合のマナーがあることに気づきます。メールマナーは相手が目の前にいない場面での、最近ではもっとも頻繁に気をつけないといけないビジネスマナーになっているのではないでしょうか。あとは電話や手紙も相手が目の前にいない場面ですが、共通して言えるのは失礼のないようにビジネスマナーに気をつけながらも、いかに誤解のない表現で伝えたいことを伝えるかだと思います。

もう一度強調しますが、日常的にインターネットを使う昨今では、メールマナーも重要なビジネスマナーの一つです。メールはとても便利ですが、反面、一通のメールが会社の信用を失わせてしまうこともあります。したがって最低限のメールマナーは知っておく必要があります。たとえば、相手にスパムメールと間違われて消されてしまわないように、件名をわかりやすく的確なものにしたり、差出人を日本語にしておくなどは最低限の工夫だといえるでしょう。また相手がメールを読み始めてすぐに誰からのメールかわかるように、メールの冒頭でも名乗っておきます(当然、文末にも署名を入れます)。
そして、メールではちょっとした文章が誤解に繋がったり、相手に不快感を感じさせてしまうこともあります。表現にはくれぐれも注意をして、何度も相手の立場になって読み返しましょう。近くに同僚がいる場合、許される内容であれば試しに読んでチェックしてもらうのもいいかもしれません。意外な言葉がまったく逆の意味に伝わってたりするのに気づくこともあります。
そして返事はできる限り早く返しましょう。特に接客業の場合は、早ければ早いほど好感度が上がります。重要なメールの場合は、ちゃんと届いたのか確認することも大切です。メールは意外と相手に届いていないことがありますから、不安に感じた時には迷わず電話などで確認するのがいいでしょう。同じく相手もメールが届いたか不安に思っている可能性がありますから、重要なメールは受け取ったまま放置しないように気をつけます。
初歩的なことですが、メールの宛先は決して間違わないようにしましょう。また、同じ内容のメールを複数の人に送信する時には、必ずBBC(ブラインド・カーボン・コピー)を使用し、CCを使ってしまわないように気をつけましょう。メールはクリックひとつで簡単に送信になります。一度送信してしまうと取り消せませんので、操作ミスが起こらないように細心の注意を払うことが大切です。

いとも気軽に簡単に使えてしまうメールですが、それだけにビジネスマナーに劣ると、いかにも軽薄で軽率な印象を与えてしまいます。便利な道具ほど、うまく利用するには一定の慎重さが求められるのではないでしょうか。
[ 2009/08/26 17:52 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(0)

ビジネスマナー お茶を出すとき

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お茶の出し方やお酌の仕方など、最近はあまりうるさく言わなくなってきているのも事実です。それというのも、最近では飲み会なども所属部署をあげてというのが少なくなってきており、気の合うものたちだけで繰り出すことのほうが多いということもあるのでしょう。けれど、そのためにほんの些細なビジネスマナー、習慣や礼儀というものを習う機会も少なくなってきているように思います。身内なら大目に見てもらえることでも、お客さん相手では失礼にあたり、先方の気分を害してしまわないとも限りません。たかがお茶だしですが、ビジネスマナーにのっとって行うことによりお客様への印象がずいぶん違ってきます。この程度のことで印象が良くなるのなら、覚えておいたほうが得だと考えるのがいいのではないでしょうか。

ビジネスマナーの中でも、基本的にお茶出しはおもてなしの心とは何かを考えるのが大切になります。温かい緑茶を出すことが多いですが、来客の好みや気候などに合わせてコーヒーや冷たいお茶にすることも喜ばれる秘訣のひとつです。そのためには、来客の好みを覚えておくことはもちろん、来社されたときのお客様の様子をすばやく観察することも必要になってきます。
お茶は、お茶の種類に合わせた温度で淹れることが大切です。そして、冷めにくいように予め、湯のみなどの器にもお湯を入れて温めておきましょう。運び方としては、お盆に茶托と茶碗を別々に置き、こぼしたときのために、必ずふきんも用意します。両手で胸あたりの高さの位置にお盆を持ち、息がかからないように左右どちらかにずらして歩きましょう。お客様がいる部屋に入る時には、ドアが開いていてもノックして、「失礼します」と声をかけてから入室します。部屋に入ったら、軽く会釈。そしてサイドテーブルがあればサイドテーブルの上に、なければ、テーブルや机の下座の端にお盆を置き、茶托の上に茶碗をセットして、お客様の右側からお茶を出します。できれば普段から、どの部屋のどちらが上座でどちらが下座かをイメージしておきましょう。理屈で覚えていても、いざというときにわからなくなることが多いものです。
そして、右側から出せない時には無理をせず、左や前から出し、「左(前)から失礼します」と一声添えるといいでしょう。また、お客様の後ろから出すと、お客様にかけてしまう危険性があるので絶対にやめてください
。茶碗の柄が正面になるように注意して、上座に座っているお客様から出していきます。お客様に出し終わったら、次に自社の役職の高い人から順にお茶を出していきましょう。退出するときはドアの前でもう一度、一礼して退出します。途中で人数が増えてお茶の数が足りなくなったら、当然お客様から出していってください。それから自社の人の分を後で持ってくるといいでしょう。お茶を出す時には、「どうぞ」と一声添えますが、お話中の時は無言で、目礼だけにします。なるべく、さりげなくそっとお茶を出し、邪魔をしないですばやく去るのが理想です。

このようなビジネスマナーも一度身につけばどんなときでも自然にできるようになります。あとは、気遣いの心さえあれば多少礼儀が悪くても、大きな間違いにはならないでしょう。要は来客に喜んでいただこうというサービス精神が大切だといえるのかもしれません。
[ 2009/09/07 22:33 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(0)

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