ビジネスマナー メールを使うとき ビジネスマンのお勉強のためのブログ

ビジネスマンにとって、重要なステップアップにつながる課題を出来るだけ多岐に渡って、しかも一歩一歩考えていきたいと思っています。

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ビジネスマナー メールを使うとき

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ビジネスマナーを考えていくうち、目の前に相手がいる場合のマナーといない場合のマナーがあることに気づきます。メールマナーは相手が目の前にいない場面での、最近ではもっとも頻繁に気をつけないといけないビジネスマナーになっているのではないでしょうか。あとは電話や手紙も相手が目の前にいない場面ですが、共通して言えるのは失礼のないようにビジネスマナーに気をつけながらも、いかに誤解のない表現で伝えたいことを伝えるかだと思います。

もう一度強調しますが、日常的にインターネットを使う昨今では、メールマナーも重要なビジネスマナーの一つです。メールはとても便利ですが、反面、一通のメールが会社の信用を失わせてしまうこともあります。したがって最低限のメールマナーは知っておく必要があります。たとえば、相手にスパムメールと間違われて消されてしまわないように、件名をわかりやすく的確なものにしたり、差出人を日本語にしておくなどは最低限の工夫だといえるでしょう。また相手がメールを読み始めてすぐに誰からのメールかわかるように、メールの冒頭でも名乗っておきます(当然、文末にも署名を入れます)。
そして、メールではちょっとした文章が誤解に繋がったり、相手に不快感を感じさせてしまうこともあります。表現にはくれぐれも注意をして、何度も相手の立場になって読み返しましょう。近くに同僚がいる場合、許される内容であれば試しに読んでチェックしてもらうのもいいかもしれません。意外な言葉がまったく逆の意味に伝わってたりするのに気づくこともあります。
そして返事はできる限り早く返しましょう。特に接客業の場合は、早ければ早いほど好感度が上がります。重要なメールの場合は、ちゃんと届いたのか確認することも大切です。メールは意外と相手に届いていないことがありますから、不安に感じた時には迷わず電話などで確認するのがいいでしょう。同じく相手もメールが届いたか不安に思っている可能性がありますから、重要なメールは受け取ったまま放置しないように気をつけます。
初歩的なことですが、メールの宛先は決して間違わないようにしましょう。また、同じ内容のメールを複数の人に送信する時には、必ずBBC(ブラインド・カーボン・コピー)を使用し、CCを使ってしまわないように気をつけましょう。メールはクリックひとつで簡単に送信になります。一度送信してしまうと取り消せませんので、操作ミスが起こらないように細心の注意を払うことが大切です。

いとも気軽に簡単に使えてしまうメールですが、それだけにビジネスマナーに劣ると、いかにも軽薄で軽率な印象を与えてしまいます。便利な道具ほど、うまく利用するには一定の慎重さが求められるのではないでしょうか。
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[ 2009/08/26 17:52 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(0)
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