ビジネスマナー 手紙の基本 ビジネスマンのお勉強のためのブログ

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ビジネスマナー 手紙の基本

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最近手紙を出したことがありますか?手紙といえば少し敷居が高く感じますよね。目上の人に出す手紙の場合などは特に。けれど、決まった形を押さえておけば、特にビジネスにおける手紙は8割方出来上がってたりするものです。あとは、その中でビジネスマナーを踏まえた手紙でありながら、自分の気持ちや本用件をどんなふうに差し込むか工夫することです。

それでは、ビジネスマナーの一つとして手紙の書き方をお話しましょう。メールでのやり取りが盛んになったこの頃でも、大切な書類を郵送する場合に手紙を添えたり、お礼状を送ったりと手紙を出す機会がまったくなくなったわけではありません。むしろ、それほど急ぐ必要がない用件の場合には、メールよりも手紙の方がふさわしいこともあるでしょう。せっかく手間をかけて手紙を出すのですから、手紙に必要なビジネスマナーをしっかり押さえて、出す相手に好印象を持ってもらうようにしたいものです。
まず、封筒に書く宛名ですが会社であれば様ではなく「御中」を、個人宛に出すのであれば住所や役職名よりも名前を大きく書くようにします。全体を見た場合、住所と役職名は小さめに、会社名は中くらい、個人名が一番大きいという感じがいいでしょう。住所の番地や「株式会社」なども略さずに書きましょう。その手紙の内容に適した頭語と結語の組み合わせを使い、時候の挨拶、主な用件、末文、追伸といった構成で手紙を書いてください。
その時、ビジネスレターの例文集に少し手を加え、自分らしいアレンジをし、ちょっとした一言を加えるなどするだけで、送られた人にとっては多数やってくるお決まりの手紙の中で少し違った印象を持つ手紙になったりします。それが好印象にも繋がります。また、受け取った相手が手紙と封筒をバラバラにしてしまう事も考えて、日付や署名、宛名などの後付も忘れずに入れておくといいかもしれません。
ワープロソフトを使った方が早くきれいに書けるでしょうが、手紙はあえて手書きにする方が断然印象に残りますし、かけた手間の分だけ相手も嬉しく感じるでしょう。下手な字であっても一生懸命さが伝わることで、逆にプラスにもなります。次に会った時に、「下手な字ですみません」と謝れば、手紙を送ったことを思い出してもらい、好感度も多少はあがるかもしれません。

手作りのぬくもりを感じるように仕上げるのが、手紙の良さを生かすことになります。そして何も気の利いたフレーズや、恰好をつけた言葉を使わなくても、不器用でも誠実さが伝わるような言い回しがかえって親近感をもたれたりするものです。ビジネスといえどもあくまで人が相手である以上、失礼にならないようビジネスマナーさえ押さえておけば、そんなに堅苦しく考えることはないのではないでしょうか。
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[ 2009/08/25 17:28 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(0)
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