ビジネスマナー ビジネスマンのお勉強のためのブログ

ビジネスマンにとって、重要なステップアップにつながる課題を出来るだけ多岐に渡って、しかも一歩一歩考えていきたいと思っています。

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ビジネスマナーって何ですか?

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人が生活していくうえで、どんな立場でもどんな場面でもマナーというものがありますよね?ビジネスの上でも例外ではありません。例外でないどころかビジネスマナーは、人生の経験の中で、大きな役割を果たすことは明らかです。ビジネスマナーは知っているか知らないかで、ビジネス上の結果に大きく跳ね返ってきます。一度、改めて真正面からビジネスマナーについて考えてみるのも、ビジネスマンにとっては重要なステップアップにつながる課題だといって差し支えないでしょう。

ビジネスマナーとは単純に考えて、ビジネスにかかわる際、一緒に仕事をする仲間や取引する相手に不快感を与えないためのマナーのことで、スムーズにことが運ぶための潤滑油のようなものだともいえます。もちろん日常生活を送る上でのマナーと共通する一般常識的なマナーもありますが、ビジネスマナー独特のマナーもたくさんありますので、新しく社会人になった新入社員は戸惑いを感じることも多いかもしれません。ただ、ビジネスマナーをしっかりとマスターすることで、仲間を含めた周囲の人々やビジネスの相手に与える印象がよくなるだけでなく、ささいなトラブルであれば気がつかないうちに回避できてしまっていることに後から気づくことも多いはずです。逆に、ビジネスマナーができていなかったせいで、知らず知らずに大切な顧客や会社の信用を失っていた、ということもあるかもしれません。
会社に属さず独立してビジネスを行なう場合も、より一層ビジネスマナーは大切になってきます。たとえ、在宅で仕事をしていて直接人と接する機会が少ないといっても、取引先は必ずあるはずですから、仕事をする以上、ビジネスマナーは絶対に必要です。社会人になり、社会とかかわる機会を持つようになった以上、最低限のビジネスマナーくらいはマスターしておきたいものです。そうでないと些細なことを知らないがためにどこかでつまずいて困ってしまうこともあるかもしれません。できれば、ビジネスマナーに関する書物などを読んで勉強して、一つも二つも上のビジネスマナーを目指したいものです。
ビジネスマナーにはどうしても自信がないという人は、ビジネスマナー教室に通ってみるといいかもしれません。ビジネスマナーを専門的に教えているプロの講師がいますから、話し方や動作、姿勢などから普通の人とは違うものを教えてくれることは明らかです。実際に自分でやってみることで、改善すべき点が見つかり、直接アドバイスしてもらうことで確実なビジネスマナーが身につくでしょう。

ビジネスマナーをどこでどのようにして身につけるか?ある人はビジネスを続けていく上で頭を打ちながらも自然と身につけていくでしょうし、ある人は独学で書物などを読みながら早急に身につけるかもしれません。ただいえることは、いずれにしても最終的にはしっかりと自分を持ちながら、自分なりのビジネスマナーを学ぶ方法を見つけることがとても大事だということです。付け焼刃のマナーは、どこかでほころびが出てこないとも限りません。さあ、もっとビジネスマナーについて考えていきましょう。
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[ 2009/08/14 10:14 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(0)

ビジネスマナー 電話がかかってきたら

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ビジネスマナーで、特に重要度が高いのが、電話の応対です。そしてビジネスマンにとってまず最初にビジネスマナーを意識させられるのも電話の経験からでしょう。どこのどんな立場の人が、どんな用件をどんな感情で掛けてきているのかわからないため、さぞやドキドキすることでしょう。またその上、電話の応対は顔が見えないだけに、相手に不快感を与えてしまいがちですが、それも慣れないために直接の応対よりも緊張することから、つい気が動転してしまった結果、招くことかもしれません。最近ではメールも多くの場面で活用されつつありますが、まだまだどんなビジネスでも大抵は電話を使いますし、目の前で電話が鳴っているのにもかかわらず取らないで相手を待たせることは、それこそビジネスマナーに反することだと思ってください。

電話の応対の流れや基本的な受け答えはある程度決まっているので、スムーズに電話の応対ができるようにするためには、何度も練習してみることも必要かもしれませんね。ただ、電話の応対を上手にできるようになるためには、慣れが大きな要素を占めることも事実です。とはいえあなたの会社にビジネスマナーの研修などの取り組みがあれば、電話応対マニュアルなどがきっとあるはずです。自ら率先して手に入れて、それを基に自宅で声を出して練習しておきましょう。そしてなにより勉強になるのが先輩社員の受け答えです。実践でどんな言葉を使い、そこにどんな気持ちをこめて話しているのかがよくわかると思います。時にはくだけた表現をうまく使うこともあるかもしれません。そこまでいくにはそれこそ経験と実績と信頼が必要でしょうが、電話におけるビジネスマナーの真髄が隠されているかもしれません。できるだけ注意深くきき、真似から入るのも一つの方法です。
基本的に電話の応対は、丁寧な言葉で「誰が」、「どんな目的で」、「誰に電話をしてきたのか」を聞き取り、その内容を誰かに伝えたり、その電話を誰かに回したりします。電話の横には必ず紙とペンを用意しておき、忘れないように正確にメモする癖をつけましょう。電話応対のビジネスマナーの基本としては、まず、三コール以内に電話を取ること。一番に会社名と自分の名前を名乗ること。相手が名乗った時には、「いつもお世話になっています」と一言添え、名乗らない場合は、「恐れ入りますが、御社名とお名前をお聞かせいただけますでしょうか?」などと尋ねることなどがあります。また他にも、相手を待たせる時には、「少々お待ちください」といって保留にし、なるべく長い時間待たせないようにして、電話を再開する時には必ず、「お待たせしました」と謝ること。電話を切る時には、「失礼いたします」などといった後、相手が電話を切ったのを確認してから受話器をおくことなどがあげられます。

このように、電話でのビジネスマナーとしては、ある程度決まりきった形があるのは確かです。けれども、あまりに形式ばったままの受け答えばかりしていると、どこかのコールセンターのように、温かみのないそっけない感じになってしまい、相手と強いつながりを築く事が出来ないままになってしまうかもしれません。上でもお話したように、話す言葉の中にうまくこちらの気持ちを込めることが出来るようになるよう、普段からあなたにとってのビジネスへの取り組み方を意識して考えていくことが、電話の応対がうまくなることの本当の近道かもしれません。
[ 2009/08/16 02:48 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(1)

ビジネスマナー 名刺交換のとき気をつけたいこと

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実際に相手に会う段になり、まず最初に試されるビジネスマナーは名刺交換でしょう。名刺交換をスムーズに行うには、ある程度場慣れが必要な面もありますが、基本を覚えておけばなにも気後れすることはありません。反対に最初の名刺交換のときに失礼はなかったかしらとか、こんなときどうすればいいのかなんて考えていると、本来の商談などがおろそかになる恐れがあります。頭で考えずスムーズに出来るよう体で覚えておくのが理想です。
さて、その名刺交換についての紹介ですが、名刺交換はビジネスマナーの基本といえます。そしてビジネスマンにとって、名刺は自分の分身だと考えてください。つまり、よれよれに折れた名刺や汚れた名刺を渡すのは、自分がだらしない人間だと自己紹介することになります。ということからいうと、渡された名刺も相手の分身だとして丁寧に扱うことが当たり前のビジネスマナーといえると思います。もし、その名刺が不要になった時がきたときには、個人情報が漏れてしまわないようにシュレッダーにかける等の配慮が必要でしょう。
名刺を忘れた、名刺が足りないなどで、相手に名刺を渡せないということになれば、相手にとても不快な思いをさせることになります。かばんには必ず予備の名刺を携帯して、不測の事態に備えておくといいでしょう。
名刺を出すのは必ず目下の側から、もしくは、お金をもらう側からというのが決まりですが、目上の人から名刺を出されてなかなか受け取らないのも失礼になります。その場合は相手の名刺を両手で受け取った後、すぐに自分の名刺を差し出して、「申し遅れました」と謝るのが一般的なビジネスマナーです。名刺は両手で差し出し、両手で受け取るのが基本ですが、同時に出した時には、自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺を左手で受け取って、相手が自分の名刺を受け取ってくれたら、右手を相手の名刺に添えて両手で持ちます。受け取った名刺はすぐにはしまうのではなく、机の上などに出した名刺入れの上において相手の顔と名前を確認しながら、要件を済ませるようにします。そのほうが、相手の名前と顔を覚えるのに役立ちますし、相手の立場を尊重することにもなります。そして相手がしまうタイミングで自分もしまうといいでしょう。
人に会う時には、もたもたせず名刺を素早く出せるように、どのポケットに名刺入れを入れているかを確認しておくこと。またできれば決まった場所に入れておくようにしたいものです。

最近、名刺自体に凝ることが流行ってたりします。普通より一回り大きい名刺を作って、渡した相手が名刺を保存する時に、他のものからわざとはみ出させて目立つようにしたり、匂いつきにしたり、写真つきは当たり前で、もっとデザインが凝ったものにしたり、いろいろです。ですが、基本はやはりビジネスマナーです。いくら凝った名刺を差し出されても、マナーがなってないと貰ったほうはその名刺に対してよけいに悪い印象を付けてしまうでしょう。逆にごく普通の名刺でも、きちっとしたビジネスマナーで受け取った名刺はよい印象とともに大事にしてくれるに違いありません。
[ 2009/08/19 15:54 ] ビジネスマナー | TB(0) | CM(1)

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